Privacyverklaring notariskantoor Timmers

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
 
Onze contactgegevens
Naam notariskantoor
Notariskantoor Timmers B.V.

Adres                      
Heereweg 21

Postcode / Plaats      
2161 AC  Lisse

Contactpersoon     
mr. R.W.B. Timmers

E-mailadres           
notaris@notaristimmers.nl

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
-      het voorbereiden van met u ingeplande afspraken;
-      het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
-      om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
-      voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
 
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
 
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en bij het Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs bij u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan, zoals onder andere uw BSN-nummer.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens

• De verwerking “Afgifte legalisatie handtekening met betrekking tot persoonsgegevens” heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  • Vastleggen, raadplegen ten behoeve van legaliseren van handtekeningen.
  • Uitvoering van overeenkomst.
• De verwerking “Afgifte Vergeleken Afschrift met betrekking tot persoonsgegevens” heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  • Vastleggen, raadplegen ten behoeve van het waarmerken van een kopie document.
  • Uitvoering van overeenkomst.
• De verwerking “Het geven van Advies met betrekking tot van persoonsgegevens” heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  • Opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is, zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap.
  • Uitvoering overeenkomst.
• De verwerking “Uitwisseling van gegevens met betrekking tot persoonsgegevens” vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
  • Opvragen, verzamelen, raadplegen en gebruiken van gegevens ten behoeve van relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten
  • Informeren en faciliteren samenwerking in de keten.
• De verwerking “Afgeven Nota met betrekking tot persoonsgegevens” vindt plaats op basis van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang, namelijk:
  • Verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie.
  • Kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen.
• De verwerking “Acquisitie en/of Nieuwsbrief etc. met betrekking tot persoonsgegevens” vindt plaats op basis van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang, namelijk:
  • Verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie.
  • Kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen.
• De verwerking “Acquisitie en/of Nieuwsbrief etc. met betrekking tot persoonsgegevens” vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
  • Verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens voor aanleg registratie ten behoeve van acquisitie en/of marketing enzovoort.
  • Marketing en Acquisitie.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht.
 
De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster, Kamer van Koophandel, Rechtbank.
• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent.
• Hypotheekadviseur.
• Schenker.
• Testateur.
• Accountant of administratiekantoor.
• Advocaat en overige adviseurs.
• Bank of andere financiële instelling.
• Basisregistratie Personen (BRP).

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat nodig is om de werkzaamheden uit te voeren of u hiertoe toestemming hebt gegeven.
 
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster, Kamer van Koophandel, Rechtbank.
• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent.
• Hypotheekadviseur.
• Schenker.
• Testateur.
• Accountant of administratiekantoor.
• Advocaat en overige adviseurs.
• Bank of andere financiële instelling.
• Basisregistratie Personen (BRP).

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen, zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet, zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
 
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens of gemaakt bezwaar tegen verwerking) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Vastlegging van gegevens
Google Analytics
Om inzage te krijgen in de prestatie en het gebruik van onze website wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. Deze software legt diverse gegevens vast over de bezoekers op de website, de herkomst van het bezoek, de bekeken webpagina’s, hoe lang de website of webpagina’s bezocht zijn, welke zoekopdrachten er gebruikt worden, enzovoorts.

Belangrijk: Deze gegevens kunnen nooit gebruikt worden om te herleiden naar een individu of persoon. E-mailadressen, telefoonnummers etc. zijn uitgesloten van deze vastlegging.
Om de bovenstaande gegevens vast te leggen wordt ook gebruikt gemaakt van cookies. Afhankelijk van de instellingen van uw webbrowser kunt u hiervan een melding krijgen bij het openen van onze website of webpagina. We willen benadrukken dat er op geen andere wijze gegevens worden vastgelegd dan hierboven beschreven.

Indien u het niet op prijs stelt dat notariskantoor Timmers uw bezoekgedrag vastlegt, dan kunt u ervoor zorgen dat Google Analytics géén gegevens vastlegt in cookies. Hiervoor kunt u verschillende acties ondernemen:

• Een plug-in installeren op uw webbrowser. (Kijk hier voor een overzicht van de mogelijkheden voor de diverse webbrowsers: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout)
• Indien u zich volledig wilt beschermen tegen het accepteren en plaatsen van cookies tijdens uw bezoek aan https://notaristimmers.nl dan dient u dat in de instellingen van uw webbrowser aan te passen. Kijk voor meer informatie bij de privacy instellingen van de door u gebruikte webbrowser.

Cookies
Om de website goed te kunnen laten functioneren en om gegevens omtrent bezoekers (zoals beschreven bij “vastlegging van gegevens”) vast te leggen plaatst https://notaristimmers.nl/ cookies.
Cookies worden opgeslagen op uw computer en u kunt deze op elke gewenst moment zelf verwijderen. Kijk voor meer informatie over het verwijderen van de cookies van uw webbrowser in de instellingen of handleiding van uw webbrowser.

Indien u de cookies verwijderd heeft kan het zijn dat bepaalde websites opnieuw voorkeuren aan u vragen of dat u opnieuw in moet loggen.

Belangrijk: bij cookies zijn persoonlijke gegevens zoals telefoonnummers, e-mailadressen en bankrekening gegevens uitgesloten van vastlegging. Cookies zijn volledig veilig en nooit te herleiden naar een individu of persoon.
 
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
 
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag per e-mail (notaris@notaristimmers.nl) of per post (Heereweg 21, 2161 AC Lisse).
 
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op hun website (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).